兰花集团纪委（监察专员办公室）

档案管理制度（试行）

一、总则

（一）制定目的?

为进一步规范中共山西兰花煤炭实业集团有限公司纪律检查委员会（以下简称“集团纪委”）、晋城市监察委员会驻兰花集团监察专员办公室（以下简称“监察专员办”）档案管理工作，确保档案完整、准确、安全和有效利用，充分发挥档案在纪检监察工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《中央纪委纪检监察机关案件档案管理办法》《山西省档案管理条例》《晋城市纪委监委办公室归档手册》等相关法律法规和政策规定，结合工作实际，制定本制度。

（二）适用范围?

本制度适用于兰花集团纪委（监察专员办）各内设科室、片区纪检协作组（以下简称“纪检组”）、二级企业纪检机构在履行监督执纪问责和监督调查处置职责过程中形成的对纪检监察工作及社会具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等工作。

（三）基本原则?

档案管理工作应遵循以下原则：

1.真实性原则：档案内容必须真实准确，如实反映集团纪委（监察专员办）工作的实际情况，确保档案记录信息来源可靠、内容客观。

2.完整性原则：档案资料要齐全完整，涵盖集团纪委（监察专员办）工作的各个方面和环节，满足回溯性查证及业务连续性需求。

3.保密性原则：集团纪委（监察专员办）档案涉及大量敏感信息，必须严格遵守保密制度，采取有效措施确保档案信息不泄露。

4.规范性原则：档案管理需遵循统一的标准和规范，以提高档案管理的效率和质量，便于档案的长期保存和有效利用。

5.便利性原则：在保证档案安全前提下，要便于档案的查阅和使用，合理设置档案保管场所和检索工具，提供及时有效的服务。

二、档案管理职责

（一）集团纪委（监察专员办）主要负责人职责

对纪委档案管理工作负全面领导责任，统筹协调档案管理工作所需资源，保障档案管理工作顺利开展。

（二）集团纪委（监察专员办）综合办公室（以下简称“综合办”）职责

1.负责档案的集中统一管理，包括档案的接收、整理、保管、鉴定、销毁、统计和提供利用等工作；

2.指导和监督各内设科室、纪检组、二级企业纪检机构做好档案的形成、积累和整理工作；

3.组织开展档案管理人员业务培训，提高档案管理水平。

（三）集团纪委（监察专员办）各内设科室、纪检组、二级企业纪检机构职责

1.指定专人负责档案的收集、整理和移交工作，确保形成的档案及时、完整、准确归档；

2.配合综合办做好档案的鉴定、销毁和利用等工作。

（四）档案管理人员职责

1.综合办设1名档案管理人员负责档案的日常管理工作，严格遵守档案管理制度和操作规程，确保档案安全；

2.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理；

3.严格遵守有关保密规定，严防失泄密事件发生；

4.积极开展档案利用服务，为纪检监察工作提供有效支持。

三、档案形成与收集范围

（一）档案形成

各内设科室、纪检组、二级企业纪检机构在日常工作中形成的办理完毕应作为档案保存的各类材料，以件（卷）为单位整理好后移交至综合办。

（二）收集范围

1.文书档案

（1）集团纪委（监察专员办）各内设科室、纪检组、二级企业纪检机构工作规划、计划、总结、报告、会议记录、决议、决定、通知、请示、批复等文件材料；

（2）上级纪委监委、集团党委及相关部门下发的与纪检监察工作有关的文件；

（3）本单位与其他单位的往来公文等。

2.案件档案

（1）信访举报材料、问题线索处置材料、初步核实材料、立案审查材料、案件审理材料、处分决定执行材料等；

（2）案件调查过程中形成的证据材料，如谈话笔录、证人证言、书证、物证等；

（3）前述材料要按规定形成谈话函询、初步核实、审查调查等案卷材料，以及需要归档的内卷材料。

3.监督检查档案

（1）日常监督检查工作方案、检查记录、整改通知书、整改报告等材料；

（2）专项监督检查工作的相关文件、资料；

（3）廉政风险防控工作形成的档案材料。

4.党风廉政建设档案

（1）党风廉政建设工作计划、总结、报告；

（2）廉政教育活动方案、记录、照片、视频等资料；

（3）廉政谈话记录；

（4）廉洁承诺材料等。

5.其他档案

（1）干部廉政档案、纪检监察干部队伍建设档案、声像电子档案（照片、音频、视频等）、荣誉实物档案；

（2）统计报表及重要活动记录需附情况说明；

（3）涉案财务专用账户相关的资料；

（4）其它需要归档的材料。

四、档案整理与归档

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。档案整理与归档的步骤及方法如下：

（一）分类

1.按照档案的内容和性质，将档案分为文书档案、案件档案、监督检查档案、党风廉政建设档案、其他档案等类别；

2.在类别下，可根据实际情况进一步细分属类，如文书档案可分为综合类、会议类、请示批复类等。

（二）组卷和编目

1.严格按照集团纪委（监察专员办）案件装订暂行规定进行组卷；

2.编制详细的案卷目录和卷内文件目录，案卷目录应包含案卷号、题名、起止日期、保管期限、备注等项目；
    3.卷内文件目录应包含顺序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等项目。

（三）装订

1.对组好的案卷进行装订，装订时应去除金属装订物；

2.对于厚度较大的案卷，采用三孔一线装订方式，确保装订牢固、整齐；

3.对于较薄的文件，采用胶水粘贴装订后，装入符合标准的档案盒内。

（四）归档

1.归档时间

（1）文书档案和案件档案应在次年5月31日前完成归档；

（2）其他档案应在相关工作结束后1个月内完成归档。

2.归档质量

（1）归档的文件材料应齐全完整、真实准确，纸质文件材料应采用耐久性强的书写材料，字迹清晰；

（2）电子文件应存储在符合要求的载体上，确保能够正常读取和使用；

（3）归档的案卷应按照规定进行整理，装订规范，编目清晰；

（4）电子文件需同时存储原格式文件和 PDF 格式文件，并注明文件形成时间、责任人等信息。

3.归档手续

（1）各内设科室、纪检组、二级企业纪检机构向综合办移交档案时，应填写《兰花集团纪委档案移交清单》（附件1），双方签字确认，一式两份，一份随卷交综合办，一份留本部门备查。

（2）移交清单应详细记录档案的名称、数量、形成时间等信息。

4.归档审核

（1）综合办要做好档案的接收工作，按照归档要求，对各内设科室、纪检组、二级企业纪检机构送交的档案进行检查，检查合格后方可办理移交接收手续，不合格退回整改。

（2）审核内容包括档案的完整性、整理规范性、文件质量等方面。

5.归档

档案管理人员要根据档案归档情况，及时编制档案著录和电子检索目录，确保二者协调对应，满足手工检索和电脑检索需要。电子检索目录应定期更新，方便快速查询。

五、档案保管与保护

（一）档案保管

档案管理人员应当根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管，每年7月对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，发现问题及时报告、妥善解决。检查情况需形成书面记录，并存档备查。

（二）档案保护

档案库房安全管理应符合相关安全标准，确保档案存放环境安全可靠。具体要求如下：

1.防火安全：档案库房应配备自动灭火系统（如气体灭火装置）或符合国家标准的消防设施；库房内严禁存放易燃、易爆物品，禁止吸烟或使用明火；定期检查电气线路，防止短路引发火灾；每季度进行一次消防设施检查和维护，并形成检查维护记录。

2.防潮防霉：档案库房应配备温湿度监测设备，确保温度控制在14℃-24℃，相对湿度45% - 60%；采用防潮柜、除湿机等措施，防止档案受潮霉变；纸质档案应使用无酸档案盒存放，避免直接接触地面或墙壁；每日记录温湿度数据，当温湿度超出范围时，及时采取调节措施，并记录调节情况。

3.防光防尘：档案库房应使用防紫外线窗帘或遮光玻璃，避免阳光直射导致档案褪色；定期清洁库房，减少灰尘堆积对档案的损害；每周进行一次库房清洁工作，重点清理档案柜、架表面及缝隙灰尘。

4.防盗防损：档案库房应安装防盗门、监控摄像头、红外报警系统等安防设施，实行24小时监控；严格执行门禁管理，非档案管理人员未经批准不得进入库房；档案柜、架应稳固防震，避免因外力倾倒导致档案损坏。建立门禁出入登记制度，详细记录人员进出时间、事由、批准人等信息。

六、档案鉴定与销毁

（一）档案鉴定

每5年对已达到保管期限的档案进行鉴定处置，成立由集团纪委（监察专员办）主要负责人、分管领导、综合办负责人、业务科室负责人及相关专业人员组成的档案鉴定小组。鉴定工作依据经上级主管部门备案的档案保管期限表，对档案的保存价值进行评估，确定档案的保管期限；对已超过保管期限的档案，重新鉴定并提出存毁意见。鉴定小组需形成详细的鉴定报告，内容包括鉴定过程、评估依据、存毁意见等，并存档备查。

（二）档案销毁

对经鉴定确无保存价值的档案，应编制《兰花集团纪委档案销毁清册》（附件4），经集团纪委（监察专员办）主要负责人批准后，按照规定程序进行销毁。

销毁档案时，应指定两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字或盖章确认；涉密档案的销毁应符合国家秘密载体销毁有关规定；严禁擅自销毁档案。销毁工作应在具有相关资质的指定场所进行，并留存销毁过程的影像资料及销毁记录。

七、档案利用与保密

（一）档案利用

1.内部查阅与借阅

集团纪委（监察专员办）各纪检监察工作人员因工作需要查阅或借阅档案，应填写《兰花集团纪委档案资料查阅申请表》（附件2）或《兰花集团纪委档案资料借阅审批表》（附件3），经部门负责人审核、综合办负责人批准后，方可查阅或借阅。借阅档案期限一般不超过7天，特殊情况需延长借阅时间的，应重新提交申请，经综合办负责人审核、分管领导批准后方可延期。

2.外部查阅与借阅

外单位人员查阅或借阅档案，应持单位介绍信和有效身份证件，填写档案资料查阅申请表或档案资料借阅审批表，经集团纪委（监察专员办）主要负责人批准后，在档案管理人员的陪同下查阅。

借阅档案期限一般不超过7天，未经批准不得擅自延长借阅时间，严禁在查阅或借阅期间涂改、圈划、抽取、撤换档案；未经批准，不得擅自复制、抄录档案内容。借阅人员必须对所借档案负全部安全、保密责任，不得擅自转借和复印，不得折叠、剪贴或抽取、折散档案，保证档案完好无损。

批准借阅的档案，档案管理人员应积极催办、及时收回。收回借阅档案时，详细检查其是否完整无损，并在借阅审批表上注明归还情况后有序归还。

3.档案抄录与复印

经批准档案内容可抄录、复印，复印件由档案管理人员对照原件核对无误后，注明复印页数、日期，并加盖公章。对于涉密档案的复制，需严格按照涉密文件管理规定，履行审批手续后，在指定场所由专人操作完成。

（二）档案保密

严格遵守档案保密制度，确保档案信息安全。档案管理人员应保守档案秘密，不得泄露档案内容；对涉及党和国家机密、企业商业秘密和个人隐私的档案，要严格按照保密规定进行管理和利用；在档案移交、借阅、复制等过程中，要采取相应的保密措施，防止档案信息泄露。对违反保密规定的人员，依法依规严肃处理；构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。

八、档案的移交

集团纪委 (监察专员办）应当定期向集团档案室移交档案，具体移交时限如下：

（一）文书档案、党风廉政建设档案

每年6月30日前移交一次。

（二）监督检查档案、其他档案

每两年的7月30日前移交一次。

（三）案件档案

自结案之日起满10年的次年7月30日前移交。

移交档案时，应填写档案移交清册，详细记录移交档案的名称、数量、案卷号、保管期限等信息，双方签字确认，各留存一份。集团档案室接收档案后，应在15个工作日内按照档案管理相关标准和要求完成审核。审核内容包括档案的完整性、规范性、准确性等。如发现问题，应及时向集团纪委（监察专员办）反馈，集团纪委（监察专员办）需在接到反馈后的10 个工作日内完成整改，并重新办理移交手续。

九、档案信息化建设

加快推进档案信息化建设，建立纪检监察档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。将纸质档案进行扫描、录入，转化为电子档案；对电子档案进行分类、编目、存储，便于检索和利用。

电子档案应每周进行一次本地备份，每月进行一次异地备份，备份数据存储于专用存储设备中，并定期进行数据验证，确保备份数据完整、可用。同时，对档案信息系统采取数据加密、访问控制、入侵检测等安全防护措施，定期进行安全检测和维护，及时发现和处理安全隐患。

十、附则

（一）解释与修订

本制度由集团纪委负责解释，根据上级新规和工作实际动态修订，修订案需经全体会议审议通过。修订过程中，应广泛征求意见，确保修订后的制度符合实际工作需求。

（二）施行时间

本制度自发布之日起施行，原档案管理制度同时废止；上级部门有新规定的，从其规定。发布后，应组织相关人员进行学习培训，确保制度得到有效执行。

附件：

1.《兰花集团纪委档案移交清单》

2.《兰花集团纪委档案资料查阅申请表》

3.《兰花集团纪委档案资料借阅审批表》

4.《兰花集团纪委档案销毁清册》

监销人签字：

日  期：